Gestão de folha de pagamento: como fazer e quando terceirizar

A gestão de folha de pagamento corresponde a um dos aspectos mais importantes da relação empresa-colaborador.

Afinal, estamos falando da remuneração mensal pelo trabalho prestado e também dos direitos fundamentais expressos na legislação.

Quem recebe o contracheque no final do mês nem imagina a quantidade de procedimentos que uma gestão de folha de pagamento passa até o fechamento.

Todos os detalhes são tratados à luz da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), considerando não apenas a composição dos proventos, como também os descontos.

Quer saber como fazer e quando terceirizar a gestão de folha de pagamento em sua empresa?

Então, continue a leitura!

O que é gestão de folha de pagamento?

Gestão de folha de pagamento é o gerenciamento de todos os processos relacionados à remuneração e aos direitos e deveres trabalhistas da empresa e dos colaboradores.

Envolve também a entrega de obrigações acessórias, informações trabalhistas que devem ser prestadas ao governo por meio da plataforma do e-Social.

Para fazer corretamente a gestão de folha de pagamento, é importante que a empresa tenha mecanismos de registro e documentação da rotina de todos os membros da equipe. 

Algumas rotinas precisam de registro diário, como:

-Apuração e ajuste de hora extra

-Apuração e ajuste de faltas

-Banco de horas.

Outras são eventuais, como:

-CAGED (sempre que houver demissões ou admissões)

-Cálculo de rescisão (quando alguém se desligar da empresa) 

-Cálculo de férias

-Lançamento de adiantamentos

-Advertências ou suspensões. 

Mensalmente, por ocasião do fechamento da folha de pagamento, o gestor do Departamento de Pessoal também deve:

-Calcular a folha de pagamento

-Calcular INSS, FGTS e IRRF

-Conferir convênios e contribuições

-Verificar pensões alimentícias, entre outros.

Como vimos, há uma série de procedimentos que precisam ser sistematizados de maneira a evitar erros que causem prejuízos à empresa ou ao colaborador.

Importância de uma gestão eficiente da folha

Com o surgimento de sistemas tecnológicos modernos e sofisticados, a gestão de folha de pagamento também ficou mais prática. 

A automatização de processos tem contribuído para um ganho significativo de produtividade, ao mesmo tempo em que reduz riscos de erros e inconsistências. 

Com a obrigatoriedade do e-Social, o nível de fiscalização também aumentou, o que exige ainda mais dedicação à gestão de folha de pagamento.

A empresa pode ser severamente punida, por exemplo, se não enviar a folha de pagamento corretamente, não informar a admissão no prazo certo ou não depositar o FGTS do trabalhador.

Em casos de reincidência, a multa fica ainda mais pesada.

Uma boa gestão de folha de pagamento, portanto, evita problemas com os órgãos de fiscalização e também entre a empresa e o colaborador, como os indesejáveis desligamentos prematuros ou processos trabalhistas.

Como fazer a gestão da folha de pagamento

Os procedimentos burocráticos, como vimos nos tópicos anteriores, fazem parte da gestão de folha de pagamento, mas há maneiras de fazer uma gestão eficiente e sem perda de tempo.

Veja algumas dicas:

Defina claramente a política de remuneração

Ao criar a estrutura de cargos e salários, defina com clareza a política de remuneração de sua empresa.

Dependendo do tipo de atividade a ser executada, pode ser interessante oferecer uma remuneração fixa, variável ou híbrida.

Certifique-se de que a decisão tenha respaldo da CLT e comunique as normas de maneira clara aos colaboradores.

Crie estratégias de otimização da mão de obra

Dependendo do ramo ou segmento no qual sua empresa atua, a folha de pagamento pode representar até 20% ou mais do faturamento.

Criar estratégias de otimização de mão de obra, seja adotando mecanismos mais eficientes de produção ou terceirizando parte das atividades, certamente contribui com a redução da estrutura de custo.

Automatize o registro de ponto

Mesmo que sua empresa não seja obrigada por lei a instalar ponto eletrônico, o registro automatizado da carga horária dos colaboradores é essencial para facilitar a gestão da folha de pagamento. 

Além dos dispositivos fixos, é possível registrar a jornada de trabalho também por meio de aplicativos instalados em tablets e smartphones. 

Automatize o fechamento da folha de pagamento

Quanto ao processo de fechamento da folha de pagamento em si, esse é um trabalho que também pode ser automatizado com facilidade. 

Algumas plataformas online de gestão de pessoal se encarregam de fazer os cálculos, emitir guias e enviar as obrigações acessórias de maneira prática e eficiente.

O que é terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento é a realização do trabalho de apuração e fechamento dos contracheques por uma empresa terceirizada, como um escritório de contabilidade com expertise na área de pessoal. 

Em geral, a mesma empresa que cuida das demandas fiscais e contábeis oferece também serviços de assessoria e consultoria trabalhista a seus clientes, incluindo a gestão da folha de pagamento.

Vantagens de terceirizar a gestão da folha

A gestão da folha de pagamento, como vimos, pode ser feita tanto internamente quanto por serviços terceirizados. 

Para a grande maioria das empresas, sobretudo as de pequeno e médio porte, o BPO (Business Process Outsourcing) de Recursos Humanos é a opção mais indicada. 

Terceirizar a folha de pagamento oferece diversas vantagens, dentre as quais, destacam-se:

1. Redução de custos e despesas com pessoal, equipamentos e sistemas de gestão de RH

2. Profissionalização da gestão da folha de pagamento, ao contar com a parceria de uma empresa especializada no assunto

3. Redução do risco de erros e inconformidades que podem resultar em processos trabalhistas e outras penalidades.

Além do mais, vale ressaltar que as empresas especializadas em BPO de RH acompanham de perto os dissídios coletivos e estão sempre atualizadas quanto às mudanças na legislação.

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