Comunicação interna nas empresas: importância, cuidados e ferramentas úteis

09 Junho, 2020

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A comunicação interna nas empresas é mais importante do que nunca para manter os colaboradores engajados e alinhados — mesmo à distância.


Mais do que enviar a newsletter interna, essa área tem a missão de promover o diálogo entre os funcionários, garantir o acesso à informação e sintonizar todos com os objetivos do negócio. 


Por isso, vamos dar algumas dicas importantes e sugerir ferramenta online para cuidar da comunicação interna nas empresas, de modo que sua equipe possa trabalhar sempre integrada e bem-informada.  


Siga a leitura e veja como melhorar essa área. 


Por que a comunicação interna nas empresas é fundamental?


A comunicação interna nas empresas é o elo que mantém os colaboradores conectados à cultura, missão e objetivos do negócio. 


Basicamente, é a transmissão e compartilhamento de informações que interessam aos funcionários da empresa e possibilitam o alinhamento das equipes. 


Além de ter um bom plano de comunicação para os clientes, é preciso pensar no público interno, pois o acesso à informação é fundamental para integrar e motivar sua equipe. 


Se antes essa área se resumia a comunicados internos, hoje as organizações reconhecem a importância de abrir o diálogo com os colaboradores e garantir um fluxo de informações mais dinâmico, com o apoio da tecnologia.


Por isso, a comunicação interna evoluiu do modelo verticalizado (de cima para baixo) para um formato mais participativo, com o uso de ferramentas como redes sociais corporativas e plataformas de gestão colaborativas, por exemplo.


Não à toa, as startups e scale-ups buscam uma comunicação interna mais horizontal e dão voz aos colaboradores, além de encorajar mais conversas e trocas entre as pessoas. 


Comunicação interna nas empresas em tempos de coronavírus


Com a crise do coronavírus, a tendência é que a comunicação interna nas empresas ganhe ainda mais importância e esteja no centro das estratégias. 


Isso porque, com a adoção do trabalho remoto, o grande desafio é manter os colaboradores conectados e engajados à distância, garantindo que todos tenham acesso às informações e consigam trabalhar em equipe. 


De acordo com um estudo global de 2020 realizado pela Gartner em parceria com a Capterra, 77% dos profissionais brasileiros já estão trabalhando em home office, enquanto 59% das PMEs adotaram a modalidade.


Além disso, 34% gostariam de manter um regime 100% remoto após a crise e 74% afirmam gostar muito desse modelo de trabalho.


De fato, o home office pode ser mais produtivo, reduzir custos para a empresa e ajudar no equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários — mas, para isso, é preciso investir na comunicação interna. 


Cuidados essenciais na comunicação interna


Para que a comunicação interna nas empresas seja eficiente, é preciso tomar alguns cuidados importantes.


Veja quais pontos merecem atenção.


Evitar os silos informacionais


Quando as diferentes áreas da empresa não se conversam e informações importantes ficam limitadas a certos níveis hierárquicos, temos os chamados silos informacionais. 


Essas “bolhas” dificultam a integração entre os departamentos e geram falhas de comunicação interna nas empresas, além de prejudicar a transparência da organização e a motivação dos colaboradores. 


Por isso, é importante evitar esses silos e fazer com que a informação estratégica chegue a todos — principalmente por meio da liderança. 


Alinhar a comunicação interna e externa


Outro ponto importante é garantir que a comunicação interna esteja alinhada à comunicação externa da empresa.


Afinal, o negócio só terá credibilidade entre seus colaboradores se mantiver o mesmo discurso, valores e propósitos que são promovidos no mercado


Usar as ferramentas certas


A escolha das ferramentas é decisiva para promover a comunicação interna nas empresas, e deve levar em conta critérios como facilidade de uso, adaptação e eficiência.


Os erros mais comuns são concentrar a comunicação no e-mail corporativo, lotando a caixa de entrada dos colaboradores, implementar softwares complicados e não incluir canais diretos para que os funcionários também enviem suas sugestões e solicitações.  


4 ferramentas para facilitar a comunicação interna nas empresas


Se você quer melhorar a comunicação interna na empresa, pode lançar mão das inúmeras ferramentas online que mantêm os colaboradores sempre conectados.


Conheça algumas das mais utilizadas.


1. Slack


Pensado para evitar a caixa de entrada lotada e a confusão no WhatsApp, o Slack é uma ferramenta de comunicação interna excelente para manter conversas entre colaboradores à distância. 


A plataforma organiza as conversas em canais e permite que todos encontrem informações importantes de colegas e líderes em arquivos pesquisáveis, definindo prioridades e separando os grupos por projeto. 


2. Loom


A plataforma Loom é perfeita para fazer apresentações em vídeo, pois permite que o profissional grave a tela do seu computador, seu rosto e sua voz ao mesmo tempo, explicando qualquer processo em detalhes de forma rápida e prática.


Assim, até os assuntos e projetos mais complicados podem ser transmitidos em minutos para toda a equipe — e com mais recursos do que nas chamadas de vídeo. 


3. Trello


Na categoria de plataformas de gestão colaborativa, o Trello é uma das ferramentas mais populares, pois utiliza o clássico método Kanban.


Com ele, todos os projetos podem ser facilmente organizados e compartilhados com a equipe em um sistema online formado por quadros, listas e cartões, em que cada cartão representa uma tarefa.


Assim, toda informação estratégica da empresa pode ser disponibilizada online e facilmente classificada.


4. Zoom


O Zoom é a ferramenta ideal para fazer reuniões online por videoconferência com até mil participantes por chamada. 


A plataforma oferece recursos como compartilhamento de tela, gravação de reuniões, anotações e várias outras facilidades para tornar a comunicação à distância mais dinâmica. 


Agora é só escolher suas ferramentas para agilizar a comunicação interna da sua empresa e garantir a sinergia entre as equipes. 


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